Welke manier van mobiel werken past bij je medewerkers?

adminJustdata blog, Software, Veiligheid

De mobiele werkplek wordt ingericht op de wensen van de standaard-medewerker. Dat leidt tot veel ontevredenheid en tegenwerking. Voldoe in 5 stappen aan de verschillende wensen en behoeftes en voer mobiel werken succesvol in.

Een mobiele werkplek opzetten brengt een aanzienlijke hoeveelheid regelwerk met zich mee. Voorafgaand en tijdens het proces moet het management een lange reeks strategische keuzes maken. Het is dan aantrekkelijk om er vanuit te gaan dat alle medewerkers min of meer dezelfde wensen en behoeftes hebben met betrekking tot hun mobiele werkplek. Maar de ‘standaard werknemer’ bestaat in de praktijk niet. Ook jouw werkvloer wordt bevolkt door individuen die allemaal hun eigen werkzaamheden hebben en een favoriete manier om die taken uit te voeren. Het invullen van een werkplek voor een denkbeeldige gemiddelde werknemer leidt er daardoor al snel toe dat beslissingen worden gemaakt en voorzieningen worden getroffen waar een deel van de medewerkers niets aan heeft. Of erger nog: waardoor sommige medewerkers zelfs in hun werk worden gehinderd.

Om te voorkomen dat werknemers gehinderd worden in hun werkzaamheden door mobiel werken, segmenteer je medewerkers op basis van hun mobiele behoeftes. Hoe doe je dat? Het stappenplan:

1. Behoeftes hardware en software inventariseren

Eerste stap is de diverse taken en behoeftes aan hardware en software van de verschillende medewerkers analyseren. Als het goed is, is deze stap reeds (gedeeltelijk) genomen bij de voorbereidingen voor de overstap naar de mobiele werkplek.

2. Medewerkermatrix opstellen

Vervolgens stel je een matrix op waarin je de groepen medewerkers onderverdeelt. Naast functietitel, senioriteit en locatie kun je hieraan onder meer veel voorkomende werkzaamheden en veelgebruikte applicaties en tools toevoegen. Op deze wijze ontstaan verbanden en uiteindelijk ook groepen medewerkers wiens werkzaamheden en ict-verbruik grote overeenkomsten vertonen.

3. Aanvullende gesprekken houden

Door vraaggesprekken met een selectie van deze groepen te houden, krijg je vervolgens meer inzicht in de wensen en behoeftes van de verschillende groepen. Door deze extra kennis toe te voegen aan de medewerkersmatrix, krijg je een nog beter beeld van de werkelijke ict-behoefte van alle betrokken medewerkers.

4. Fictieve medewerkers bedenken

Door deze profielen ook namen en menselijke eigenschappen te geven ontstaan zogenoemde persona’s. Ieder fictief persoon verbeeldt de wensen van een groep medewerkers met min of meer dezelfde wensen en behoeften voor mobiel werken. Dit persoonlijke profiel kan zo uitgebreid worden gemaakt als je zelf nodig vindt. Zo kun je bijvoorbeeld ook vaak voorkomende karaktertrekken of veelgebruikte privé-apps toevoegen. Belangrijk is dat de beslissers zich met behulp van de persona’s kunnen inleven in de medewerkers die straks met de gevolgen van hun beslissingen geconfronteerd worden. Je zou het dus een oefening in empathie kunnen noemen.

Voorbeeld persona
Een (beknopt) voorbeeld van een in de praktijk uitgewerkte persona ten behoeve van de digitale werkplek:

Chantal (32), verkoopafdeling buitendienst
Chantal werkt al enkele jaren in deze functie. Ze bezoekt zowel nieuwe als bestaande klanten in Nederland, en brengt daarom een belangrijk deel van haar werktijd door op de weg. Ze is een snelle prater, gevat, en in staat zeer overtuigend over te komen. Ze is door en door bekend met de producten van ons bedrijf en de wensen van onze klanten. Door het grote aantal nieuwe klanten dat ze de afgelopen jaren heeft binnengebracht, heeft ze veel respect verdiend op haar afdeling.

Uitdagingen digitale werkplek
Chantal kan met geen mogelijkheid meer zonder haar iPhone, die ze zowel privé als voor haar werk gebruikt. Naast telefoneren, kan ze de telefoon echter uitsluitend gebruiken als agenda en voor het versturen van berichten en korte e-mails. Dat betekent dat ze nog steeds een paar keer per dag haar laptop moet gebruiken om rapportages te maken, orders te versturen en het CRM te updaten. Dit levert haar veel frustratie op, mede vanwege haar drukke schema. Het opstarten van de laptop en het connecten met een Virtual Private Network van de onderneming kost in haar beleving namelijk onnodig veel tijd. Om deze ‘verkwiste’ tijd te beperken gebruikt ze voor eigen kosten een personal wifi hotspot.

5. Makkelijk verplaatsen in medewerkers

Met behulp van persona’s wordt het voor IT-medewerkers en projectteams veel gemakkelijker zich te verplaatsen in de medewerkers en de mobiele werkplek op hun wensen en behoeftes af te stemmen. In bovengenoemd voorbeeld werd tijdens de voorbereidingen regelmatig geconstateerd dat ‘Chantal daar wel heel blij mee zou zijn’. De desbetreffende medewerkers beschikken inmiddels over een snelstartende app waarmee ze rapportages kunnen maken en het CRM kunnen gebruiken.

Beeld Peter Dutton via Flickr
Bron: https://www.ikwilmobielwerken.nl/

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail